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전자우편의 시정 업무 활용 필요성에 관한 보고, 1999년, 출처 미상

전자우편의 시정 업무 활용 필요성에 관한 보고

“전자 민주주의를 향한 행보, 선후진국이 따로 없다”
 

전자우편이 통신혁명 일으킨다

무선 전신과 전화, 팩스가 발명됐을 때 사람들이 받은 충격은 적지 않았다. 그 충격은 이제 전자우편(Electronic Mail, E-Mail)으로 이어져 기업 전략과 정부 업무, 일상 생활, 인간 관계 등 근본적인 것까지 변화시키고 있다. 빠르고, 저렴하고, 사용하기 쉽다는 장점으로 통신 기술의 혁신을 불러일으킨 전자우편은, 이제 단순히 메시지 전달용이 아닌, 종합적인 정보 제공 서비스로 탈바꿈하고 있다.

전자우편이란?

전자우편은 인쇄물의 형태로 된 종래의 편지를 컴퓨터에 의해 처리되는 메시지의 형태로 전환한 것을 가리킨다. 즉 우체국에 해당하는 컴퓨터 시스템을 통해 각 사용자는 다른 사용자들에게 편지를 띄우거나 자신에게 온 편지를 확인해 볼 수 있다. 이는 종래의 편지 배달에 비해 속도가 빠르고 정확하며, 답장이나 문서관리도 능률적이라는 장점이 있다.

전자우편으로 인한 변화의 단편

어떤 곳보다 전자우편으로 인한 변화를 가장 실감하는 곳이 정보통신부 산하 우정국이다. 전자우편이 기존의 일반 우편물의 자리를 밀어내고 있기 때문이다. 급격한 감소를 보이는 부류는 그 중에서도 국제 우편물로 매년 0.1%씩 상승하던 국제 우편물은 1996년에 들어서면서 전년의 2,561만 통에서 2,311만 통으로 250여 만 통이나 줄어 들었다. 우정국 운영과의 황성구 씨는 “국제 우편물 가운데  소포나 국제 특급은 예년과 비슷한 수준인데, 유독 서장(편지)류를 포함한 일반 통상류가 10% 가까이 감소를 보인 것은 전자우편의 영향이 크다”고 풀이하면서 “앞으로 이런 현상이 계속될 것으로 보여 나름대로 대책을 마련하고 있다”라고 말했다. 미국의 경우 이 같은 현상은 더욱 가속화되고 있다. 1992∼1993년까지만 해도 전자우편의 수량은 일반 우편물과 비교가 안 될 정도로 적었으나, 1995년부터 대폭 늘어나기 시작하더니 1996년에는 일반우편물 7,200만 통, 전자우편 8,700만 통으로 전자우편이 오히려 일반우편물의 수량을 능가하게 됐다.
 

세계 전자우편 활용 현황

전자우편을 활용한 업무 처리는 컴퓨터 네트웍(예컨데, 인터넷과 같은) 및 그것을 통한 정보 제공과 떨어뜨려 생각할 수 없다. 이러한 이유 때문에 세계 각국 정부나 기업은 초고속 정보통신망 구축 등 전자적 업무처리를 위한 인프라 구축 및 문서 데이터베이스화, 정보 서비스 등 다양한 양태의 정보화 사업을 추진하고 있다. 21세기를 대비하며 컴퓨터 네트워크를 통한 민원업무 합리화에 노력하는 미국, 정부의 방대한 자료를 데이터베이스화하여 국민에게 제공하는 일본, 행정관료 사이에 전자우편이 일상화된 인도네시아 등 각 국 정부의 노력이 바로 그러한 예이다. 세계 주요국의 전자행정(전자우편을 이용한 업무 처리를 포함한) 노력을 살펴본다.

미국의 현황

지난해 대통령 선거에서 미국의 클린턴 대통령은 "오는 2000년 안에 모든 가정에 PC를, 모든 교실과 병원에 인터넷이 연결되도록 하겠다."라고 공약하였다. 현재 미국 정부는 인터넷과 통신이 사회의 중요한 매체로 부상함에 따라 온라인 상의 정부 꾸미기에 상당한 힘을 기울이고 있다. 적은 예산과 시간으로 정부의 정책을 홍보하고, 대민 업무의 효율성을 꾀하고 있는 미국 정부는 인터넷을 중심으로 그 활동을 펼치고 있다.
 

일본의 현황

일본 정부의 포럼이나 사이트에 들어가면 민원업무처리를 도와주거나 국민의 의견을 수렴하여 피드백을 주는 것과 같은 대민 행정 업무는 거의 전무하다 해도 과언이 아니다. 하지만 각 행정기관 포럼이나 사이트안의 정책안, 법조문, 통계자료등 데이터베이스화 된 자료는 다양하고 방대하다. 또 하나의 전자 민주주의 형태로 일본 정부가 추진하는 것이 전자 선거, 전자 투표이다. 전자 유세를 통하면 시간과 돈을 절약할 수 있고, 최첨단 정치인이란 이미지를 줄 수 있기 때문에 일본 정치인들도 통신상에 포럼과 홈페이지를 앞다퉈 개설하고 있다. 유권자들이 데이터베이스화된 정치인들의 연설문이나 의회 활동 사항을 언제든 볼 수  있고, 정치인들에 대한 호감도를 전자우편으로 조사하는 전자 감시 제도도 계획 중이다.

아시아 국가들, 전자우편을 통한 전자 행정 일상화

아직 민주화 운동이 한창이고, 후진국을 모면하기 위해 급급한 인도네시아에서 전자 행정의 모습을 찾는 것이 쉽지 않게 여겨질 수도 있다. 그러나 인도네시아에서는 관료들이 먼저 정보화 마인드를 익혀 네트워크를 새로운 행정 매체로 이용하고 있다. 인도네시아에서는 관료들과 기업인들 간의 전자우편이 일상화되어 있으며, 네트워크를 통한 의견 조정도 특별한 일이 아니다. 인도네시아의 기업인들은 출근과 함께 통신상에서 대통령궁, 산업성, 투자성 등의 경제 부처에서 온 전자우편을 확인하는 것으로 하루 일과를 시작한다. 또 정부 조처가 필요한 사안에 대해 전자우편을 보내면 해당 부처의 실무자들이 검토한 후 다시 전자우편으로 답장을 보내주고 있다. 인도네시아 각 공무원의 명함에는 전자우편 주소가  적혀 있고 장관들은 외국 출장 길에도 노트북을 상비하여 중요한 내용은 네트워크를 통해 즉시 전송한다. 싱가포르에 경우 아시아 어느 국가보다 정보통신망이 빠르게 연결되고 있다. 오는 2001년까지 완료예정인 '싱가포르 원' 프로젝트는 모든 가정과 정부 부서, 기업 사무실 등을 문서 자료 뿐 아니라 음성과 화상 자료의 전송이 가능한  최첨단 케이블로 연결할 계획이다. 이로써 모든 행정업무 네트워크를 통해 처리할 수 있는 정보화 도시로 만드는데 목표를 두고 있다.
또 다른 개도국중의 하나인 말레이시아에서는 1995년부터 관공서, 교육기관, 공항을 광케이블로 연결하여 통신을 통한 업무전달을 구현한다는  '멀티미디어슈퍼 코리더' 정보화 사업을 추진하여 실시하고 있다.
이러한 아시아 3국의 서류 없는 네트워크 행정업무 추진은 행정에 관련된 모든 논의가 전자우편을 통해 오가므로 정책 논의에 부정이 개입할 여지를 없애고 행정을 투명하게 만드는 것이 바로 열린 행정의 기본이 될 수 있다고 한다.


국내 전자우편 활용 현황

총무처는 지난 해말 공직자들이 인터넷 통신망을 행정에 적극 활용할 수 있도록 실장, 국장 등 3천2백여명의 공직자를 대상으로 인터넷 이용법, 전자우편과 행정종합정보시스템 이용 기법 등도 포함하는 교육을 실시했다. 단편적인 사례지만 이미 국내에서도 전자행정, 전자우편, 인터넷 등의 용어는 이미 보편적인 것으로 인식되고 있음을 단적으로 드러내 주는 것이라 할 수 있다. 이미 2년 전, 부산시 교육청에서 실시한 전자우편을 이용한 전자행정 사례를 구체적으로 살펴보고 국내 각 계층의 전자우편 활용 현황을 살펴보자.

부산시 교육청

부산시 교육청은 1995년부터 전자우편에 의한 문서수발 업무에 들어갔다. 당시 부산시 교육청은 3억여원의 예산을 들여 본청에 근거리통신망을, 4개 지역교육청에 원거리통신망을 구축했으며 직할 사업소 및 각급학교와는 공중전화망을 접속한바 있다. 이같은 교육전산망 구축에 따라 초.중학교를 제외한 1백56개 기관에 대해 전자우편으로의 문서수발을 시범실시 했다. 또한 그 성과를 바탕으로 증명서, 도면 등 특별한 문서를 제외한 전 문서가 컴퓨터 통신망에 의해 수.발신되는 전자행정이 가능하게 되었다. 이러한 전자우편업무 전면 실시로 연간 3억1천여만원의 문서전달여비 예산을 절감하고 문서전달 여유인력을 교단지원에 활용함으로써 교원 잡무를 줄이는 등 큰 효과를 거두고 있다.

기업

기업에서 전자우편은 업무의 효율성과 대외 경쟁력에서도 중요한 역할을 하고 있다. 대한항공은 전자우편을 전세계에 널리 퍼져 있는 80여 개의 지사를 하나의 사무실로 묶는 사이버 오피스로 사용하고 있다. 외국 항공사들과 경쟁 속에서 한시라도 빨리 승객과 화물을 날라야 하는 회사 특성상 무엇보다 신속한 정보 전달이 중요하기 때문이다. 전 직원이 1인 1ID를 갖고 있는 대한항공은 생생한 사진 자료를 곁드린 회사 정보를 전자우편을 통해 신속하게 지사들로 전달하고 있다. 아울러 국제 정보와 회사 관련 뉴스 등을 엄선한 ‘KAL 데일리 뉴스바이트’라는 전자 신문까지 발행해 매일 아침 전자우편으로 전송한다. 담당 인력도 홍보실 직원 2명이면 충분하다. 전자 결재에도 적극 활용돼 지사에서 근무하는 평사원이 사장에게 결재를 받기까지 하루면 가능하다.   


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